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Haciendo tangible la transformación II

“Las cosas no se dicen, se hacen, porque al hacerlas se dicen solas.” Woody Allen.

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Como vimos en el post “Haciendo tangible la transformación I”, una vez que se ha creado un departamento de transformación digital que integre múltiples áreas (RRHH, Formación, IT, Marketing y Comunicación, Negocio y Operaciones…) y que se haya construido un road map con las iniciativas necesarias para lograr pasar del punto de partida al deseado en unos plazos razonables, es el momento de pasar a la acción.

Es clave que todos los proyectos que se lleven a cabo, independientemente del área que los lidere, estén alineados para lograr los objetivos del plan. De otro modo, se convertirán en iniciativas inconexas de alto impacto a corto plazo, y poco a medio.

Por eso se deben establecer cuáles son los “quick wins” con los que arrancar, que pueden ser esas iniciativas de mayor repercusión a nivel corporativo (alto impacto, bajo coste, bajo plazo de ejecución) que van a conseguir que se empiecen a mover emociones y conciencias en torno al tema.

Transformación digital

“EL PROYECTO PERFECTO”, PASO A PASO

Cada uno de los proyectos puede tener diferente calado, dificultad, destinarse a toda la compañía o afectar solo a un área concreta. Por eso habrá ciertas iniciativas en las que no sea preciso seguir todas las recomendaciones que a continuación enumeramos: por plazos, por costes, por complejidad, por público destinatario, etc. Como se suele decir, “lo perfecto es enemigo de lo bueno”, y no siempre va a ser necesario cumplir todas las recomendaciones.

DIFERÉNCIALO

El primer paso es crear una identidad del proyecto que sirva para dar entidad al proyecto. Esto puede pasar por crear un logotipo original, un claim/eslógan y unas plantillas para la presentación de los materiales (físicos o virtuales) que se vayan creando: nesletters, pósters, carteles, etc.

COMUNICA

Antes de arrancar el proyecto es preciso hacer una comunicación en cascada, que empiece desde la dirección y pase por los sponsors y los mandos de los destinatarios finales para que todos, desde su posición y rol, actúen como facilitadores del cambio que se está promoviendo.

La comunicación debe ser atractiva y sorprendente, que incite a saber más y pasar a la acción. Es implica analizar los canales actuales de los que se dispone en la compañía, y seleccionar cuáles de ellos, y qué recursos son los óptimos para llegar a los diversos perfiles destinatarios.

BUSCA LOS SOPORTES

En algunos casos será necesario crear nuevos soportes para acceder a la información o formación del proyecto. Por ejemplo, plataformas gamificadas específicas, comunidades internas donde compartir prácticas u opiniones, subsites en la intranet, landing pages o incluso “corners” físicos donde resolver dudas puntales (sobre todo en el caso de proyectos de transformación que implican la adopción de nuevas herramientas tecnológicas). Un consejo es revisar lo que hay en la casa y aprovecharlo para el uso que se quiere dar, antes de adquirir herramientas o tecnologías nuevas que impliquen un esfuerzo económico adicional.

EMOCIONA, INFORMA, FORMA, HAZ QUE OCURRA

Se debe tener una aproximación a los destinatarios finales desde lo emocional, pero también desde lo racional. Como vimos en el anterior post, las primeras reticencias suelen ser más emocionales, pero una vez superadas las personas van a reclamar información, formación y conocimiento. En este sentido es recomendable que los materiales sean diversos, breces y muy orientados a saber hacer. Un ejemplo son micro contenidos intrractivos, vídeos de expertos, pequeñas guías interactivas, tips y trucos, etc. Tener acceso a todas estas piezas desde los dispositivos móviles es importante.

BLENDED, BLENDED, BLENDED

No se deben olvidar las sesiones presenciales. La transformación, por muy digital que sea, también requiere del contacto humano. A través de sesiones formativas prácticas (que pueden ser retrasmitidas también a través de videoconferencia) es posible resolver las dudas que hayan quedado por resolver tras la consulta de los materiales previos.

ACÉRCALO A LAS PERSONAS

Otra buena práctica es la de crear “talleres de descubrimiento”, córners presenciales con expertos y sesiones de asesoramiento one to one para determinados colectivos (por ejemplo, personas con muy alta responsabilidad en la empresa y/o con un bajo nivel de competencia digital). Todas estas opciones ayudan a que el cambio llegue y se haga realidad en todos los colectivos implicados.

APROVECHA LAS DIFERENCIAS GENERACIONALES

Por otro lado, se deben considerar las diferentes generaciones que conviven en las empresas, y los diferentes niveles de experiencia, competencia en temas digitales o conocimiento que habrá entre ellos. En este sentido son muy interesantes las sesiones de reverse mentoring en las que personas más jóvenes enseñan a los más veteranos “trucos de productividad” o usos eficientes de la tecnología, recibiendo a cambio consejos específicos para aplicar en su día a día, fruto de un gran conocimiento de la empresa.

MIDE, ANALIZA, REFORMULA

Pasar por todas estas fases por cada proyecto de transformación que se acometa en una compañía cada año seguramente no sea factible. Por eso es necesario aplicar lógica y sentido común y seleccionar, según su importancia estrategia y los objetivos que se quieran lograr con cada proyecto unas recomendaciones u otras.

En cualquier caso, siempre será necesario establecer una línea base de lo que se quiere lograr, con KPIs cuantitativos y cualitativos, y medir durante y al final del proyecto lo que se ha conseguido y lo que no (y por tanto requerirá de una iniciativa de refuerzo rediseñada), puesto que este tipo de proyectos no empiezan y acaban, sino que han de transformarse periódicamente.

 Para saber más:

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