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Transformación digital según el modelo de Kotter

Monarch Butterfly, Milkweed Mania, baby born in the nature.
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“Generalmente nos obligamos al cambio por una de estas dos razones: por inspiración o por desesperación”. Jim Rohn, experto en motivación.

Transformación digital” son dos de las palabras que más se oyen desde hace unos años en el contexto empresarial. Abundan noticias, informes, datos y estadísticas que advierten a las empresas de la necesidad de sumarse a la transformación digital o morir, sea cual sea su tamaño. Sin embargo, en el día a día esta transformación se torna menos urgente que en los informes, y muchos son los directivos que creen que “no es para tanto”, que hay tiempo y que toda esta urgencia no es más que una estrategia de las consultoras para venderles un nuevo proyecto.

Puede parecer una entelequia, pero la realidad es que las empresas que se adelanten a lo que va a suceder en un futuro inmediato tendrán más posibilidades de prosperar en un entorno que se augura tremendamente volatil. El cambio siempre ha estado ahí, pero la transformación digital ocurre en un contexto socioeconómico, político, social y cultural sin precedentes. Las personas se resisten a cambiar sobre todo a partir de determinadas edades: predomina el voto o la opinión conservadora, aquello que no nos ocasiona distorsiones en nuestra rutina y que hace que todo siga igual, porque lo que queremos los adultos por lo común es una vida sin sobresaltos, en la que todo esté bajo control.

La resistencia al cambio es una mezcla de pereza, miedo, apatía y expectativas de pérdida. Para afrontarla y vencerla, tanto en lo particular como en lo profesional, individualmente o en las empresas, hay que saber reconocer las fases emocionales por las que se debe pasar. En el contexto empresarial, el apoyo y guía de los líderes es básico para que todos los implicados, independientemente de su edad, rol o intereses personales, se sumen al proceso y aporten su experiencia y saber hacer. Sin voluntad no hay cambio, y para que despertemos el interés de las personas, es fundamental compartir la visión de lo que se quiere conseguir y lo que le va mejorar la existencia a cada uno en particular y al colectivo (área, departamento, empresa) en general. Si no se marca un objetivo claro y se manifiesta qué debe hacer cada persona, cómo y con qué apoyos cuenta, es difícil que el proceso de transformación sea compartido, y que por tanto se sienta como una imposición más que viene “desde arriba”.

El modelo de gestión del cambio de Kotter en 8 pasos

“More than 70% of all major transformation efforts fail. Why? Because organizations do not take a consistent, holistic approach to changing themselves, nor do they engage their workforces effectively.” John P. Kotter.

Para afrontar cualquier cambio, John P. Kotter plantea un proceso estructurado en ocho pasos que se podrían aplicar en términos generales a la transformación digital de las empresas:

Paso 1. Crear sentido de urgencia. ¿Cuántas veces nos encontramos con alguien a quien hace tiempo que no vemos y por el que sentimos aprecio, y al despedirnos nos decimos “ya vamos hablando para quedar”? Lo más seguro es que no volvamos a verle en mucho tiempo, hasta que volvamos a encontrarnos casualmente. Si evitamos dejar las cosas pasar sin más y acotamos lo que queremos conseguir (si sinceramente nos interesa), será mucho más posible que esa reunión de viejos amigos se produzca y no se quede en meros deseos. Poner fecha a nuestras ambiciones y deseos es el primer gran paso para que sucedan. El siguiente, tener un plan (o varios) y llevarlo a cabo.

Paso 2. Formar una poderosa coalición. La suma de las individualidades siempre es más que las individualidades por separado. Si queremos conseguir que se interiorice una nueva forma de trabajar o que se use un software nuevo, todos los implicados deben estar física y psicológicamente dentro del proyecto, conocerlo, impulsarlo y hacerlo realidad.

Paso 3. Crear una visión para el cambio. La visión compartida por parte de los líderes ayuda a imaginar un futuro en el que las cosas sean diferentes y mejores, y esto pasa por evitar imponer la nueva situación o aislar a ciertas personas o colectivos de dicha visión.

Paso 4. Comunicar la visión. De nada sirve tener un gran sueño si no se comunica de forma efectiva, utilizando los mensajes adecuados para cada colectivo. En la era de la publicidad híper personalizada, en la que Amazon, Google y Facebook saben perfectamente lo que nos gusta y apetece, no tiene sentido que las empresas sigan mandando mensajes institucionales uniformes a sus colaboradores.

Paso 5. Eliminar los obstáculos. Entre otras muchas preguntas, cabe pensar: ¿Qué barreras, materiales e inmateriales, están frenando el cambio y por qué? ¿Cómo se pueden evitar o allanar las dificultades, con qué medios y a través de qué personas?

Paso 6. Asegurarse triunfos a corto plazo. Como en un videojuego o en una práctica deportiva, a todos nos gusta sentir que estamos mejorando y más cerca del objetivo. Compartir y comunicar el avance con los implicados en el cambio ayuda a poner más esfuerzo para lograrlo.

Paso 7. Construir sobre el cambio. Para lograr una victoria en una guerra hay que ganar muchas pequeñas batallas, y aprender tanto de los éxitos como de los fracasos.

Paso 8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa. No se trata tan solo de conseguir los objetivos marcados, sino de hacer que echen raíces para poder seguir construyendo sobre lo logrado.

Transformación digital es el concepto que refleja el cambio que tendrán que asumir las empresas para enfrentar con éxito los retos asociados a las nuevas tecnologías, las nuevas reglas de los mercados, la globalización y los nuevos comportamientos de los clientes. El proceso de Kotter puede servir de guía, si bien la transformación digital dicta reglas específicas y que varían constantemente. Es por ello que el cambio no sea un proyecto con un inicio y un final, sino una actitud.

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Las claves del cambio. John P Kotter.

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