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Microsoft Insights para ser más eficiente en tiempos de teletrabajo

“Aquellos que peor utilizan su tiempo son los primeros en quejarse de su falta”. Jean de la Bruyére, escritor francés (1645-1696).

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En tiempos de teletrabajo forzado, las jornadas se convierten en un continuo de llamadas, teleconferencias e interrupciones constantes que nos llegan desde el buzón del email, las herramientas de mensajería instantánea o las herramientas de productividad corporativas. A estos “parones inevitables” se suman los grupos de WhatsApp o Telegram de empresa y los personales, las redes sociales a las que inevitablemente nos asomamos de vez en cuando, y las interrupciones o interacciones con las personas con las que convivimos confinados en el hogar.

Todo ello hace que, sin una buena organización, la jornada de teletrabajo se convierta en un flujo de impactos constante sobre nuestra atención que nos impide concentrarnos y llevar a cabo las tareas planificadas y que debemos entregar o preparar. Aparte, la dispersión de la atención y la multitarea son enemigos acérrimos de la creatividad y la innovación, provocando “bloqueos mentales” que nos impiden pensar con claridad y encontrar soluciones a problemas sencillos en los que nos enfrascamos infructuosamente.

HERRAMIENTAS Y METODOLOGÍAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

En estos momentos entender realmente cómo trabajamos es fundamental no solo ser más eficientes y productivos, sino por nuestro bienestar personal. Para ayudar a conseguirlo, son muchas las herramientas y metodologías que tenemos a nuestra disposición para ser más ordenados y rentabilizar el tiempo.

Entre las herramientas de productividad hay un largo repositorio para diferentes fines, como las que se recomiendan en este post: gestión de proyectos, gestión del tiempo y reuniones, trabajo en equipo, automatización, curación de contenidos, creación de mapas mentales, motivación y otras.

Por la parte de las metodologías, contamos con clásicos como la metodología Getting Things Done de David Alen, donde se explica paso a paso cómo avanzar en el arte de organizarnos con eficacia y practicar la productividad sin estrés. Porque, lógicamente, las herramientas de productividad de poco sirven si no sabemos cómo dominar el flujo de trabajo y planificar proyectos (tanto los nuestros propios como aquellos en los que participamos como parte del equipo o líder del mismo)

EL EMAIL COMO ASESINO DE LA PRODUCTIVIDAD

En el Top 1 de los agentes invasores de nuestra atención se suele encontrar el correo electrónico, sobre todo en aquellas empresas que aún no han tenido tiempo de trasladar sus formas de colaborar y relacionarse a otros formatos y metodologías como pueden ser las que sustentan Planner, Trello, Jira u otras muchas. Estas herramientas no solo permiten planificar los proyectos y mejorar la calidad de las conversaciones, sino controlar el trabajo en progreso (Work in progress o WIP), medir y balancear mejor el esfuerzo y la capacidad tanto de las personas que integran el equipo como del equipo en sí mismo, entre otras ventajas.

Por su parte herramientas de productividad corporativas como O365 Teams ayudan a poner foco en lo que se comparte con el equipo a través de las conversaciones, dejando los chats todos aquellos diálogos que no competen a todos sino solo a algunos miembros del equipo, reduciendo con ellos tremendamente el número de mails innecesarios que recibimos y enviamos a diario.

INSIGHTS Y MYANALYTICS DE MICROSOFT OUTLOOK

Outlook, Gmail o cualquier otro software de correo electrónico sigue siendo, en 2020, la herramienta principal de trabajo y comunicación entre personas y equipos en muchísimas empresas (sobre todo en las nacidas analógicas).

Para ayudar a entender mejor cómo trabajamos y en qué invertimos las horas cada día, Microsoft ha lanzado recientemente un interesante componente dentro de Outlook llamado Insights.

Con Insights cada persona puede entender mejor cómo trabaja basándose en dos aspectos: en qué invierte su tiempo y con quién. La inteligencia artificial de MyAnalytics que subyace en Insights presenta al usuario información útil como esta: “cómo gastó su tiempo en el último mes, información sobre la productividad sobre sus patrones de trabajo, sugerencias útiles para mejorar e información sobre la red, los colaboradores principales y las actividades de colaboración.” Se puede descargar una guía detallada en PDF de cómo funciona MyAnalytics AQUÍ.

Algunas de las ventajas que Microsoft resalta en su web sobre el uso deMyAnalytics son las siguientes:

  • Mejorar las relaciones: aumente el tiempo de colaboración, mejore las reuniones del equipo y crezca la red.
  • Obtener más atención: Obtenga más tiempo para eliminar distracciones, detener la multitarea y centrarse en las prioridades principales.
  • Mejorar su equilibrio de vida laboral: mejore sus días tranquilos y reduzca el tiempo que dedica a trabajar para mejorar el equilibrio de la vida laboral y Wellbeing en general.

MyAnalytics

MyAnalytics permite recibir consejos e información con diferentes enfoques y formatos:

  • Tarjetas de actividad basadas en patrones detectados con sugerencias de mejora concreta o acciones de seguimiento recomendadas.
  • Digest: resumen semanal para poder ver su propia evolución.
  • Sugerencias contextuales en Outlook, con recomendaciones basadas en los hábitos de trabajo para mejorarlos.
  • Diferentes materiales diseñados para reducir el estrés laboral y advertir del posible burn out. Por ejemplo, advirtiendo de si se envían mails fuera del horario laboral, o se interrumpe con demasiada frecuencia el tiempo recomendado de descanso y desconexión.

Esta parte más pedagógica se presenta tanto para aplicación individual como para mejorar los hábitos como equipo.

Compartir buenos hábitos en un equipo es clave ya que en muchas ocasiones una persona puede verse abocada a estrés o baja productividad si el equipo tiene malos hábitos como por ejemplo convocar excesivas reuniones o en horarios desafortunados (a primera hora, rozando la salida o en la hora del descanso para el almuerzo), se intercambian mails fuera de horario o en festivos esperando/forzando una respuesta, o no hay tiempos suficientes en las agendas bloqueados para reflexionar sobre lo que se hace o cómo se hace.

En este sentido, Microsoft presenta un interesante programa de cambio de comportamientos del equipo basado en MyAnalytics, diseñado específicamente para “ayudar a los directores de programa a diseñar una amplia gama de programas de cambio de hábito personalizados para Microsoft Teams”, basado en 5 fases que son las clásicas de cualquier proyecto de gestión del cambio:

MyAnalytics

Una herramienta que merece la pena explorar, ya que sin duda arrojará a cada usuario datos inesperados sobre a qué dedica uno mismo el tiempo cada día.

PARA SABER MÁS

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