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Cinco buenas razones para implantar Scrum en su empresa

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Las empresas que quieren y necesitan transformarse se han dado cuenta de que la forma tradicional de gestionar proyectos no es tan eficiente como se necesita. Por ello en los últimos años se ha despertado un gran interés por las metodologías “ágiles”, nacidas en su origen para optimizar los procesos de ingeniería de software. Entre ellas la más conocida sea quizá Scrum, aunque no es la única (Kanban, Lean, Crystal Clear son otras), y desde luego no es tan reciente como se suele suponer.

Scrum fue ideada por Jeff Sutherland en 1993 como un método alineado con los sistemas evolutivos, adaptativos y que se autocorrigen. Su propósito era dar a conocer el sistema fuera del ámbito de la tecnología y del desarrollo de software, convencido de sus ventajas frente a los métodos de planificación tradicionales: Scrum se basa en cómo trabaja la gente, no en cómo dice que trabaja. ¿Cuántas veces hemos oído en nuestro entorno a algún compañero quejándose del tiempo que pasa en actualizar plannings, diagramas de Gantt o, lo que es aún peor, cronogramas realizados en Excel? Scrum venía, según el propio Sutherland, a ayudar a las personas a mitigar su frustración por querer y no poder hacer mejor su trabajo. Es importante el énfasis que se hace en el “querer”, ya que trabajar bajo este modelo exige implicación, transparencia, disciplina y grandes dosis de confianza entre los miembros que componen el equipo de trabajo.

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Scrum se basa en que las empresas, los equipos de trabajo y por supuesto las personas que integran ambas entidades son sistemas complejos adaptativos que se retroalimentan. Como en una melé (“Scrum” en inglés) donde los individuos trabajan como si fueran una entidad compacta, “la pelota se la pasan los unos a los otros en el equipo, mientras avanzan como una unidad en el campo”. Los equipos Scrum son grupos hiperproductivos en el que las personas trabajan guiadas por el principio PDCA (Plan, Do, Check, Act), es decir; planificar, hacer, comprobar y actuar.

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Cinco principios básicos para trabajar según los principios Scrum:

  1. El equipo: las personas tienen que tener un sentido trascendente, es decir, pensar que están trabajando para mejorar algo. Del mismo modo, las 5 a 9 personas que integran el equipo deben ser autónomas y multidisciplinares: como un equipo de las Fuerzas de Operaciones Especiales, deben estar preparadas para desempeñar cualquier misión de cabo a rabo, independientemente de que tengan que actuar como zapadores o como médicos.
  2. El tiempo. Trabajar por sprints exigen concentración intensa. Durante esa caja de tiempo” que es un sprint, el equipo tiene que compartir con sinceridad cada día lo pendiente (Backlog) lo que está en progreso (In progress) y lo hecho (Done). Y nada puede pasar a la columna “hecho” si no puede ser utilizado por el cliente, es decir, si no es un “producto mínimo viable”.
  3. El desperdicio es delito. Trabajar en múltiples proyectos a la vez reduce notablemente la eficiencia de las personas. Del mismo modo, las jornadas maratonianas llevan al agotamiento físico y mental, y por tanto merma la capacidad de autocontrol, concentración y por tanto, la productividad de las personas. El Scrum trata que las cosas fluyan, evitando los ·esfuerzos extras” que a menudo que exigen en las empresas y que no son más que tremendas fallas de planificación por parte de los responsables de equipo.
  4. La planificación debe ser real. Una vez listadas todas las cosas a realizar y ordenadas por prioridades, el siguiente paso es pensar en el tiempo, esfuerzo y presupuesto necesarios para llevarlo a cabo. Según Sutherland, utilizar la sucesión de Fibonacci para crear un dimensionamiento relativo de dichos esfuerzos, tiempos y costes ayuda a que las previsiones que se hagan por parte del grupo sean más realistas y reales.
  5. La priorización es clave. Los equipos que trabajan con Scrum no solo son más rápidos sino que además son más potentes. La productividad y la eficiencia aumentan la motivación de las personas. Para ello es clave la figura del Responsable de producto (Product Owner), que es quien transmite “la voz del cliente”. Por su parte, el Scrum Master se encarga de que el equipo funcione según las normas de la metodología. Pocos perfiles, pocas normas y ninguna jerarquía.

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Trabajar según este modelo no es fácil por varias razones: por un lado, la jerarquía de las empresas, donde cada mando, jefe, responsable, coordinador o gerente intenta demostrar que está en ese puesto por algo, y que ese algo le hace imprescindible y justifica sus privilegios. Un mando intermedio no tiene cabida en un equipo que trabaje según la metodología Scrum, donde todos son iguales y trabajan al máximo de sus posibilidades. ¿Están todos los mandos dispuestos a ceder su autoridad, basada en la jerarquía?

Otro gran reto es la confianza, ya que trabajar de este modo exige que “yo rindo al máximo porque sé que tú también lo haces”. Se necesitan personas comprometidas que amen su trabajo, a las que les apasionen los retos y la búsqueda creativa e ingeniosa a los problemas que se les planteen a diario. Personas que gusten de colaborar, compartir, enseñar y escuchar, con humildad y pensando en el objetivo común. ¿Están todas las personas dispuestas a trabajar de este modo?

El beneficio a obtener es incomparable: personas motivadas, áreas eficientes, cero redundancias y minimización de la frustración. Sin duda merece la pena intentarlo.

Para saber más:

Sutherland, Jeff. “Scrum. El nuevo y revolucionario modelo organizativo que cambiará tu vida”. Ed. Planeta, 2015.

Qué es SCRUM: https://es.wikipedia.org/wiki/Scrum_(desarrollo_de_software)

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