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Metodologías: de hacer proyectos a gestionar proyectos

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Existe una gran diferencia entre hacer proyectos y gestionar proyectos. Hacer proyectos consiste en hacer cada una de las tareas necesarias para que el proyecto avance según una planificación inicial, a menudo compatibilizándolo con un BAU (Business as Usual) exigente. Por su parte, gestionar un proyecto implica conocer las estrategias, técnicas y dinámicas necesarias en cada momento el mismo para planificarlo, organizarlo y controlar los recursos de modo que se asegure la consecución de los objetivos dentro de los plazos y presupuesto definidos inicialmente, y con la calidad necesaria.

Aplicando una sencilla metáfora, las metodologías de gestión de proyectos sirven para sembrar adecuadamente el proyecto desde el inicio, así como para ayudar a que crezca y se desarrolle con rectitud para llegar a recoger y entregar, llegado el momento, los frutos esperados. Algo muy diferente a que el proyecto se siembre y, según se vea que se tuerce, se proceda a actuar de urgencia. Del mismo modo, las metodologías de gestión de proyectos sirven para mantener un ritmo sostenido y adecuado durante toda la vida de este, evitando sobresfuerzos o desperdicio de talento por no haber gestionado correctamente los recursos desde el inicio.

En las empresas, las metodologías de gestión de proyectos se utilizan para planificar, organizar y controlar los recursos (humanos, financieros, técnicos, etc.) que son necesarios para llevar a cabo un proyecto con éxito. Estas metodologías ayudan a definir objetivos claros, a establecer un plan de acción, a asignar responsabilidades, a monitorear el progreso y a evaluar los resultados. También ayudan a identificar y gestionar riesgos, a mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, y a maximizar la eficiencia y la eficacia en la consecución de los objetivos del proyecto.

En busca de la metodología más adecuada para cada proyecto

Cuando una oportunidad nace, una de las preguntas que suele surgir es la de cuál es la metodología más adecuada para gestionar el proyecto, y se suele querer decidir entre metodologías ágiles o metodologías en cascada o por fases. La respuesta es que no hay una metodología mejor o peor que otra, sino que el buen entendimiento de las circunstancias, el entorno y propósito del proyecto será el que determine el marco metodológico a aplicar.

En líneas generales, las metodologías ágiles (entre las que se encuentran marcos como Scrum o sistemas como Kanban) se enfocan en la flexibilidad y la adaptabilidad al cambio, así como en la obsesión por involucrar al cliente y entregarle de forma constante valor. Son por tanto ideales para proyectos en los que existe un alto grado de incertidumbre o donde los requisitos (del cliente, del mercado, de los stakeholders…) pueden cambiar a medida que el proyecto avanza. El feedback de los diferentes involucrados se recoge de forma constante, en cada entrega de valor, para garantizar que se avanza por la línea adecuada. Este tipo de metodologías requiere que la organización esté dispuesta a que personas de diferentes equipos trabajen juntos, rompiendo posibles silos, y que culturalmente los miembros de los equipos estén habituados a trabajar bajo principios como la transparencia y la confianza mutua. En muchas ocasiones la gestión de proyectos bajo marcos de agilidad fracasa porque la organización no tiene la cultura o valores ágiles que se precisan suficientemente consolidados.

Por otro lado, las metodologías por fases (también conocidas como metodologías en cascada o waterfall) ponen el foco en la planificación detallada y en la gestión de los recursos para llevar a cabo el proyecto de manera eficiente. Metodologías como PMBOK son las ideales para proyectos en los que los requisitos están bien definidos, existe un alto grado de control y, por tanto, una baja incertidumbre. Este tipo de metodologías proporcionan un marco estructurado para planificar, ejecutar, monitorear y controlar el proyecto, lo que ayuda a asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto dentro de los plazos y el presupuesto establecidos.

Algunas consecuencias de no aplicar metodología a la gestión de nuestros proyectos

Las metodologías de gestión de proyectos ayudan a que durante la vida de este se avance de forma sostenida, controlada y previsible. No seguir ninguna metodología puede ocasionar incumplimientos de objetivos o de plazos, desviaciones de presupuesto, fallos de control en la calidad o, aún peor: desperdicio del talento humano involucrado en el proyecto. Personas paradas o sobrecargadas de trabajo en algunas fases son claramente un indicativo de que el proyecto no está siendo bien gestionado por su líder. Esta falta de eficiencia es, sin duda, la más grave de los tipos de “muda” o desperdicio que se puede dar durante la gestión de un proyecto.

Otras consecuencias derivadas de la falta de metodología en las diferentes fases de un proyecto son las siguientes:

  • Falta de planificación: si no se establecen objetivos claros ni se planifica adecuadamente el proyecto, seguramente se torcerá desde el inicio o demandará un gran esfuerzo adicional para que llegue a buen fin en tiempo y forma.
  • Falta de control: es posible que se mida el avance del progreso del proyecto a través de algún tipo de gantt o sistema visual, pero que no se tomen decisiones en caso de que se presenten desviaciones.
  • Falta de comunicación (interna/externa): dentro de la gestión de un proyecto, independientemente de su duración, es clave que establezcan canales de comunicación efectivos entre los miembros del equipo y los stakeholders, de cara a entender claramente qué se necesita y a involucrarles en la toma de decisiones y en la validación de los entregables parciales/totales.
  • Riesgos no identificados: este es uno de los puntos de dolor más graves durante la gestión de un proyecto, ya que no identificar los posibles riesgos y categorizarlos puede implicar que, en caso de que sucedan, el equipo no sea capaz de tomar medidas para mitigar dichos riesgos o que sean inadecuadas.

En conclusión, entender qué metodología es la más eficaz para la gestión de un proyecto es clave para asegurar que se lleve a cabo de manera eficiente y efectiva, maximizando la capacidad del equipo, el valor entregado a los clientes finales y a los stakeholders, y cumpliendo con los objetivos establecidos en cuanto a plazo, presupuesto y calidad.

Imagen de portada generada con Dall-e.

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